Conciliação bancária para lojas: o passo a passo

Concilie uma conta por vez e um período fechado por vez — o ideal é diário, no máximo semanal. Quanto maior o intervalo, mais difícil achar o lançamento que não bate.

Exporte o extrato do internet banking no formato que trouxer data, descrição, valor e saldo (OFX, CSV ou XLS). Confira se o saldo inicial do arquivo é igual ao saldo final do período anterior já conciliado.

Do lado da loja ficam os repasses previstos das adquirentes (vendas no cartão já com a taxa descontada), recebimentos em Pix e boletos, e transferências entre contas próprias. Cada repasse tem data prevista de pagamento: use essa data, não a data da venda.

Contas pagas a fornecedores, folha, impostos, aluguel e tarifas bancárias. Ao dar baixa em uma conta, registre a data efetiva do pagamento e a conta usada — é isso que permite encontrar o débito correspondente no extrato.

Case cada linha do extrato com o lançamento correspondente. Nem sempre é um para um: um repasse do banco pode corresponder a várias vendas, e um pagamento único pode quitar vários títulos. Marque o grupo inteiro como conciliado.

Sobrou linha no extrato? Pode ser tarifa, estorno, chargeback ou um recebimento não registrado. Sobrou lançamento sem par? Pode ser pagamento que não saiu ou repasse que não caiu. Quando houver diferença de valor, registre a justificativa junto à conciliação — é o que salva a auditoria depois.